Der kritische Moment jedes Mandats ist die Übernahme. Wir übernehmen neue Bestände strukturiert und dokumentiert – damit Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung vom ersten Tag an auf sauberen Daten aufsetzen. Fehler in den Stammdaten wirken sich sonst über Jahre in jeder Abrechnung aus.
Analyse der Datenlage, Verträge, offenen Posten und laufenden Fristen im Vorsystem – als Grundlage für einen realistischen Übernahmeplan.
Übernahme von Objekt-, Einheiten-, Mieter- und Vertragsdaten aus dem Vorsystem oder aus Übergabelisten des Vorverwalters.
Objekte, Einheiten, Flächen, Mietverträge, Umlageschlüssel und Kreditoren – vollständig angelegt und gegen die Vertragsunterlagen geprüft.
Übernahme der Salden, Abstimmung der offenen Posten, Kautionen und Vorauszahlungen zum Übernahmestichtag.
Stichtagsabgrenzung, Übergabeprotokolle und Klärung offener Abrechnungsperioden mit dem Vorverwalter.
Prüfung und Bereinigung der Stammdaten in laufenden Beständen – auch ohne vollständige Übernahme der Buchhaltung.
Gemeinsam legen wir Stichtag, Zeitplan und Verantwortlichkeiten fest. Von Ihnen benötigen wir Zugang zum Vorsystem oder vollständige Datenexporte, die Vertragsunterlagen und einen Ansprechpartner beim Vorverwalter.
Den Fortschritt dokumentieren wir laufend. Die Übernahme endet mit einem Abnahmeprotokoll – danach geht der Bestand nahtlos in den Regelbetrieb über.
Ja. Entscheidend ist eine saubere Stichtagsabgrenzung – insbesondere für die Nebenkostenabrechnung des laufenden Jahres.
Wir klären die Zuständigkeiten mit dem Vorverwalter und übernehmen auf Wunsch die Erstellung offener Abrechnungen.
Das ist eher die Regel als die Ausnahme. Wir rekonstruieren fehlende Angaben aus Verträgen und Unterlagen und dokumentieren, wo Klärungsbedarf besteht.
Ja, auch als eigenständiges Projekt in Ihrem System – etwa vor einer Systemumstellung oder einem Verkauf.
Je früher wir eingebunden sind, desto reibungsloser der Übergang. Sprechen Sie uns schon vor dem Closing an.